So berechnen Sie das Fälligkeitsdatum in Excel, um Benachrichtigungen im Dokument zu erstellen

Von Microsoft Excel aus können Sie Ablaufwarnungen in Bezug auf ein festgelegtes Datum automatisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Kunden- oder Benutzerdatenbanken verwalten, denen ein Datum zum Abbrechen oder wiederholten Ausführen eines Vorgangs zugewiesen ist.

Auf diese Weise werden jedes Mal, wenn Sie die Datei zum Auswerten eingeben, ablaufende Daten hervorgehoben angezeigt, was es Ihnen erleichtert, gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen. Wir sind sicher, dass Sie daran interessiert sein werden, zu erfahren, wie Sie dies in Ihrem Excel-Dokument erreichen können, also lesen Sie weiter.

Welches Verfahren sollten Sie befolgen, um Fälligkeitsdaten zu berechnen und Benachrichtigungen in Excel zu erstellen?

Um Benachrichtigungen für Ihre nächsten akademischen Prüfungen zu generieren, Erinnerungen an die Ausstellung einer Erklärung für Ihre Kunden zu erstellen oder die Fälligkeitstage für die Zahlung Ihrer Rechnungen zu kennen, bietet die Fälligkeitsfunktion in Excel wirklich einen enormen Nutzen, wenn Sie wissen, wie Sie sie nutzen können.

Um auf das Verfahren zur Berechnung eines zukünftigen oder Ablaufdatums einzugehen, ist es notwendig, eine Datentabelle zu haben, die bestimmte identifizierende Elemente enthält. Diese sollte einen Namen, ein Startdatum und ein Ablaufdatum enthalten.

Tabelleneinstellungen zur Berechnung des Fälligkeitsdatums

In jedem Fall ist die erste Voraussetzung, um dies zu erreichen, Excel von seiner Website herunterzuladen und auf Ihrem Computer oder Mobilgerät zu installieren, dann müssen Sie ein Excel-Fenster starten. Sie müssen mindestens drei Spalten haben, die eine Identifikation angeben, gefolgt von einer Spalte für das Erst- oder Ausgabedatum und einer weiteren für das Ablaufdatum.

Als Nächstes haben Sie eine Spalte für Warnungen oder Ablaufdaten. Dort wird Text in von Ihnen konfigurierten Farben angezeigt, um diese Daten im Dokument hervorzuheben. Als nächstes erstellen wir eine Kopie des Dokuments, um daran zu arbeiten. Sie tun dies über die Schaltfläche “Speichern unter”, die sich in “Datei” befindet, als Typ weisen Sie “Excel-Buch für Makros aktiviert” zu.

So erstellen Sie die Benachrichtigungen in Excel

Sie sollten wissen, dass Sie die Organisation Ihrer Daten erleichtern können, beispielsweise durch ein Formular zur Verfolgung von Zahlungen, obwohl Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Wichtig ist, dass die Daten klassifiziert und geordnet sind, damit Sie mit der Erstellung der Warnungen oder Erinnerungen in Excel fortfahren können.

• Als nächstes fügen Sie eine Hilfsspalte ein, um die Tage zu berechnen, die ablaufen, dann können Sie sie ausblenden.
• Praktisch ist auch, dass Sie eine Zelle mit dem aktuellen Datum “=HEUTE()“ einfügen.
• Geben Sie in der ersten Zelle der Hilfsspalte eine Formel ein, um das Ablaufdatum vom aktuellen Datum zu subtrahieren, verankern Sie diesen zweiten Wert mit dem Symbol “$” vor dem Buchstaben und der Zahl.
• In der Alarmspalte geben Sie eine Bedingungsformel mit der Funktion “IF” ein, für dieses Beispiel nehmen wir an, dass die erste Zelle der Hilfsspalte E3 ist. Die Struktur wäre “=IF(E3<0, “DUE“, IF(E3=0, “Heute fällig“, IF(E3<4, “DUE SOON“, “LESS “&E3&“ DAYS“)))“. Drücken Sie die Eingabetaste und ziehen Sie an das Ende Ihrer Tabelle

Was Sie Excel mitteilen, ist, dass abhängig von den verbleibenden Tagen bis zum Ablauf des Datums (berechnet in der Hilfsspalte) ein beschreibender Text angezeigt wird.

Wie erstellen Sie verschiedenfarbige Ablaufwarnungen in Excel?

In Excel können Sie verschiedene Aspekte des Formats Ihrer Zellen anpassen, einschließlich der Anzeige von Datums- und Uhrzeitangaben in Millisekunden oder der Zuweisung einer bestimmten Farbe zu jeder Zelle. Bei Fälligkeitsterminen empfiehlt es sich dringend, zur leichteren Identifizierung eine Farbe festzulegen, um dies zu tun, indem Sie mit dem vorherigen Beispiel fortfahren:

• Wählen Sie den Zellbereich aus, der die Warnungen enthält, klicken Sie auf die Schaltfläche “Bedingte Formatierung“ und wählen Sie “Neue Regel“.
• Wählen Sie im Dialogfeld “Eine Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen“.
• Geben Sie im Menüband zur Eingabe der Formel “=$E3<0“ ein, drücken Sie die Formatschaltfläche und wählen Sie die gewünschte Farbkombination aus. Klicken Sie dann auf “Akzeptieren“.
• Wiederholen Sie den Vorgang mit den Bedingungen “=$E3=0“, “Y(=$E3>0, $E3<4)“ und “=$E3>4“, wobei Sie jeweils unterschiedliche Farbkombinationen zuweisen.

Wie verwendet man Makros, um automatisierte Warnungen in ein Excel-Dokument einzufügen?

Sie werden bereits bemerkt haben, dass, wenn Sie die Daten der Ausstellungs- oder Ablaufdaten ändern, die Benachrichtigungen in Excel Farbe und Text ändern. Nehmen wir nun eine letzte Konfiguration vor, damit uns beim Öffnen des Dokuments eine Popup-Benachrichtigung angezeigt wird:

• Wählen Sie zuerst die gesamte Tabelle aus, gehen Sie auf “Einfügen“ und klicken Sie auf “Tabelle“, prüfen Sie, ob die Tabelle eine Kopfzeile hat und akzeptieren Sie.
• Außerhalb der Tabelle geben Sie eine Formel ein, um die Rechnungen zu zählen, die “FÄLLIG“ und “HEUTE FÄLLIG“ sind. Bei der Struktur “=COUNT.IF(daystodue),“<0“) und “=COUNT.IF(daystodue),“=0“)“ nehmen wir für diesen Fall an, dass die Ergebnisse in F3 UND F4 stehen.
• Klicken Sie in einer leeren Zelle mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Code anzeigen“. Gehen Sie im neuen Fenster zum rechten Bereich und klicken Sie auf “DieseArbeitsmappe“. Im oberen Bereich sehen Sie zwei Dropdown-Listen, öffnen Sie die erste und wählen Sie “Arbeitsmappe“, im zweiten “Öffnen“.
• Geben Sie im Hauptfeld in der Mitte der beiden Zeilen Folgendes ein:
• Bedingung 1=Bereich(“F3”).Wert
• Message1= “Fälligkeitstermine:“&Bedingung 1
• Bedingung 2=Bereich(“F4”).Wert
• Nachricht2= “Heute fällige Daten:“&Bedingung 2
• MsgBox(Nachricht1&vbNeueZeile&Nachricht2)
• Sie speichern die Änderungen in Visual Basic, schließen die Datei, öffnen sie erneut und sehen die Bereitschaftsmeldung.